Кожен другий бухгалтер займається повторним підписанням документів, згідно з аналізом, проведеним "Вчасно" і YouControl.

Для компаній, що активно функціонують, це може призвести до значних додаткових витрат у розмірі десятків тисяч гривень.

В період з квітня 2024 по травень 2025 року 57 762 користувачі сервісу Вчасно.ЕДО відмовились підписати документи, з яких близько 20 000 були бухгалтерами, що становить 33%. Найбільшу частку перепідписаних документів серед підприємств зафіксовано у сфері оптової торгівлі (14,6%), а також у транспорті та логістиці (7,8%) і сільському господарстві (7,4%). Компанії YouControl та "Вчасно" провели аналіз секторів і регіонів, в яких відбулися перепідписання, та дослідили потенційні наслідки для бізнесу.

Щодня тисячі бухгалтерів по всій Україні обробляють, перевіряють і підписують фінансові документи в електронному вигляді. Але далеко не кожен документ підписується з першого разу. Повторне підписання - тобто ситуація, коли документ вже був підписаний, але через помилки, невідповідності або зміну умов його доводиться відкликати, виправляти й підписувати повторно - виявляється поширеним і недооціненим явищем. У середньому, кожен такий випадок може коштувати компанії від кількох сотень до кількох тисяч гривень - з урахуванням часу, оплати праці, ризику штрафів та затримки угод.

У місті Київ зафіксовано найбільше компаній, в яких бухгалтери перепідписували документи – їх кількість досягає 8 074. Це складає 44,9% від усіх зареєстрованих підприємств.

Значну частку мають також Київська область (8%) та Дніпропетровська область (6.4%), з кількістю компаній, де були перепідписані документи, відповідно 1 437 і 1 144. Крім того, такі області як Харківська (6.2%) і Львівська (6.0%) також мають значну частку у загальному розподілі. Менші показники зафіксовані в Сумській (1%), Кіровоградській (0.9%) та Закарпатській (0.9%) областях, а найменші - в тимчасово окупованих Луганській області, Севастополі та Криму, де зафіксовані нульові значення. Загалом, у всіх регіонах України було зареєстровано 17 988 випадків перепідписаних документів.

Дослідження даних про міста, в яких бухгалтери найчастіше вносять зміни до документів, показує, що Київ займає провідні позиції, оскільки тут зафіксовано понад 44% усіх випадків. Це явище можна пояснити тим, що столиця є ключовим економічним і фінансовим осередком країни. У Києві зосереджено найбільшу кількість підприємств, компаній та організацій, що підвищує вірогідність внесення корективів у документи. Крім того, багато киянських бізнесів мають складні бухгалтерські системи, що може призводити до частіших змін у документації.

Інші великі міста, такі як Харків, Дніпро, Львів та Одеса, також демонструють значну частку перепідписаних документів, що свідчить про високий рівень економічної активності у цих регіонах. Ці міста є важливими економічними, торговими та культурними центрами, що зумовлює велике число підприємств, а отже й більше випадків зміни бухгалтерських документів. Крім того, в регіонах з розвиненими індустріями, такими як Харків (технології та виробництво) чи Одеса (транспорт та логістика), часто виникають ситуації, коли документи потребують уточнень або коригувань через специфіку ведення бізнесу в таких секторах.

Найвища частка повторних підписів документів серед підприємств виявляється в оптовій торгівлі, де налічується 2 623 компанії, що становить 14.6% від загальної кількості. Значні показники також спостерігаються в сферах транспорту та логістики (7.8%) і сільського господарства (7.4%), де бухгалтери здійснили перепідписання документів у 1 398 та 1 329 компаніях відповідно. Інші ключові галузі, де фіксується велика кількість повторних підписів, включають інформаційні технології (5.7%) та харчову промисловість (5.2%).

Серед різних галузей, в яких часто відбувається перепідписання документів, можна виділити роздрібну торгівлю (5.1%), інші послуги (5.1%), медичні послуги (4.1%), будівельні компанії (3.9%) і рієлторський бізнес (3.8%). Наступними є машинобудування, реклама та маркетинг, фармацевтика, громадське харчування й неурядові організації, де частка перепідписаних документів коливається від 2.4% до 3.2%. Ці показники свідчать про широкий спектр секторів, де спостерігається значна потреба в коригуванні документів, що може вказувати на специфічні аспекти ведення бухгалтерського обліку в кожному з цих напрямків.

За словами експертів бухгалтерського відділу YouControl, перепідписання документів - це не лише наслідок помилок, а й особливостей організаційних процесів. Підписувати документи може не тільки директор чи бухгалтер, але й керівник департаменту або менеджер. Крім того, у разі відпустки відповідальної особи, підписантом може стати інша особа, що часто залишається поза увагою контрагента. Саме такі моменти часто призводять до необхідності перепідписання. Також варто враховувати можливі технічні збої чи людський фактор, які можуть вплинути на процес.

Перепідписання є однією з тих проблем, які не завжди помітні, але зустрічаються дуже часто у повсякденній діяльності компаній. Хоча формально це всього лише етап виправлення помилок або неточностей у документах, на практиці воно викликає затримки та потребує повторної участі кількох спеціалістів, що в свою чергу призводить до витрат часу та зниження ефективності бізнес-процесів.

"Кожне відхилення - це повернення документа на доопрацювання, що потребує повторного залучення відповідального спеціаліста. А це - додаткові витрати часу та ресурсів. У паперовому форматі перепідписання може затягнутися на дні або навіть тижні. В електронному - достатньо кількох кліків. І при великих обсягах документообігу ця різниця має вирішальне значення", - коментують фахівці сервісу цифрових рішень для бізнесу "Вчасно".

Середня вартість підписання одного паперового документа може сягати 300 грн - сюди входить друк, логістика і робочий час відповідального фахівця. У разі перепідписання ці витрати зростають. Для компаній, які щомісяця відправляють сотні або тисячі документів, це перетворюється на десятки тисяч гривень додаткових витрат.

Для порівняння: вартість електронного підписання одного документа становить від 1 до 5 грн. Але головна перевага - не в ціні. Це - швидкість, контроль і зручність. Погодити, підписати чи надіслати електронний документ можна будь-де й будь-коли.

Електронний документообіг вирішує цю проблему завдяки автоматизації: система дозволяє в реальному часі бачити статус документа, історію змін, дії контрагента. Помилку можна виправити онлайн, не друкуючи документ знову. Це - час, який бухгалтер може заощадити й витратити на інші задачі, а не на рутину з паперами.

Спрощення щоденної рутини - один із вагомих ефектів цифровізації. Там, де раніше бухгалтери витрачали 2-3 години на підготовку документів, тепер достатньо 5-10 хвилин.